コロナ禍を経て、オフィスワーカーの働き方は劇的に変化しました。今や多くの企業が「ハイブリッドワーク」、すなわち出社とリモートワークを併用する働き方を採用しています。しかし、柔軟な働き方の導入と同時に、新たな課題も浮き彫りになってきました。
誰がいつ出社するのか分からない、席が空いていない、予約された座席が実際には使用されていない。会議室の取り合いや空予約の横行、リモートワーク社員との情報格差──これらは、明確な「オフィス運用ルール」が欠如していることが原因です。本記事では、ハイブリッドワーク時代に求められるオフィス運用の新常識について、具体的な手法とともに解説します。
ハイブリッドワークの広がりと新たな混乱
働き方改革が叫ばれる中、ハイブリッドワークは多くの企業にとって“優秀な人材に選ばれるための制度”となりました。ある研究所の調査によると、テレワーク実施率は前年とほぼ同水準で推移し、コロナ禍以降の安定的な定着がうかがえます。また、テレワーク継続を希望する従業員の割合は調査開始以来で最も高い82.2％に達しており、従業員側のニーズは依然として高いことがわかります。
しかし、運用面では混乱も起きています。例えば「自由出社」を採用した企業では、出社日がばらばらになり、会議に集まれない、チームでの情報共有がうまくいかないといった問題が発生。また、フリーアドレス導入企業においては、座席管理が曖昧なまま進み、「席が取れない」「誰がどこにいるか分からない」といった不満が蓄積しています。
さらに、リモートワークとオフィス勤務者の間に情報格差が生じ、コミュニケーションの断絶を生む要因にもなっています。特に若手社員の育成やチームビルディングに支障が出ているとの声も多く聞かれます。
混乱を防ぐオフィス運用ルールの設計とは？
このような課題を解決するには、明文化された運用ルールが必要です。まず見直すべきは「出社ポリシー」です。たとえば週のうち何日を出社日とするか、チームごとの出社調整は必要かなど、柔軟でありながら一定の統制を持たせたルールが求められます。
次に重要なのが、座席や会議室の利用方法の見直しです。完全なフリーアドレスではなく、事前に予約する「ホテリング制」の導入が効果的です。予約の仕組みに加え、チェックイン機能およびチェックインが一定時間行われなかった際の自動キャンセル機能を導入することで、予約はしたものの実際には使用されない「空予約」による無駄を防ぐ仕組みを作ることができます。
そして、ルールを設けるだけでなく、それを“見える化”し、社員がルールを意識できるようにすることが鍵となります。出社率、利用率、混雑度などをダッシュボードで可視化し、状況に応じてレイアウトを柔軟に調整できる仕組みを整えましょう。
EXOfficeが支える、柔軟で統制のとれた職場運用
ハイブリッドワーク時代において、株式会社WHEREが提供するEXOfficeは、オフィスの運用ルールを設計・定着させるための最適なツールです。スマホやPCからの座席・会議室の予約が可能で、チェックイン情報に基づいて自動キャンセル処理も行えます。
在席状況の見える化もEXOfficeの大きな強みです。リアルタイムで誰がどこにいるかを可視化できるため、出社者とのコミュニケーションや、リモート勤務者との接続もスムーズになります。さらに、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceとも連携し、カレンダーの同期やチャット機能を活用することで、よりシームレスな業務環境を実現します。
加えて、出社率や会議室の利用率、混雑状況などを自動で分析する「オフィス診断」機能も備えており、日報の自動生成なども含めて業務効率化を強力に支援します。
成果を出す企業の実例
ハイブリッドワーク時代のオフィス運用においては、単なる設備の整備だけでなく、出社と在宅のバランスを取りながら、柔軟かつ統制の取れた運用体制が求められます。実際に成果を上げている企業では、明確な運用ルールの設計と、その実行を支えるツールの活用が共通しています。
事例1
グループ企業との共同オフィスから独立し、“自分たちらしい”空間と新たな働き方の実現を目指してEXOfficeを導入した企業では、出社者の見える化と座席の事前予約制（ホテリング）を組み合わせることで、在宅・出社の混在する環境下でも、安心して連携が取れる仕組みを整備。座席予約では同じ席を連続で予約できないようにする新機能を使い、多様な社員と交流できる環境を実現。さらに、自動チェックインとQRコードによるチェックインの併用を進めることで、操作の煩わしさを感じさせずにチェックイン機能の利用を促進しています。
事例2
一方、オフィス移転に伴い、グループ会社を含む複数部署を1つのフロアに集約したあるIT企業では、レイアウト設計の複雑化や今後の働き方の変化への対応が課題となっていました。そこで、EXOfficeを導入し、オフィス全体を「見える化」しました。「在席管理」により人捜しの手間をなくし、「ホテリングサービス」を利用することで、自宅で座席を予約してから出社する、という新しいワークスタイルを実現しました。
両社ともに、ハイブリッドワークにおける「見える化」「運用ルール」「柔軟性」を両立することで、従業員の働きやすさとオフィスの機能性向上を同時に実現しています。
EXOfficeの導入事例については、こちらからご覧いただけます。
https://exoffice.where123.jp/case/
オフィス改革は「運用設計」から始まる
ハイブリッドワークの本質は「自由」ではなく、「柔軟な統制」です。オフィスをただの作業場所と考えるのではなく、人と人とのつながりや、企業文化を体現する「場」と捉え直すことが、これからのオフィス改革には不可欠です。
EXOfficeのようなツールを活用することで、単なる働き方の改善ではなく、「人の行動を支える仕組み」としてのオフィスを実現できます。これからのオフィスは、ただ新しくするのではなく、“どう運用するか”が問われる時代です。
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https://where123.jp/contact/
EXOfficeは、ハイブリッドワークに最適な“使われるオフィス”の運用設計をサポートします。
