企業名
株式会社ベイカレント
本社所在地
東京都港区麻布台1丁目3-1 麻布台ヒルズ森JPタワー
主要事業
経営、オペレーション、ITに関するコンサルティング、実行支援、システムコンサルティング、およびシステムインテグレーション
新オフィス移転を機に「Borderless & Inclusive」をコンセプトとして、次代のコンサルタントらしい新しい働き方へ踏み出したベイカレント。プロジェクトごとのチーム編成や不規則な出社場所など、コンサルタントならではの働き方に対応したオフィス運用を伺いました。
枠にとらわれない多様なスタイル
私たちベイカレントは、新オフィスへの移転を契機に、新しい働き方に踏み出しました。新オフィスのコンセプトは「Borderless & Inclusive」で、部門間や社員間、階層間の壁を取り払ったオフィス（Borderless）、誰にとってもわかりやすいオフィス（Inclusive）を目指しています。3フロアにわたる多様なスペースも特徴で、個人作業用の席やグループワークがしやすいボックス席、電話ブース、会議室などを設けています。他にもカフェスペースやリラックスエリアなどが充実しており、さまざまな働き方に応えるレイアウトにしています。
企業価値を高めるオフィス
新オフィスは、全席フリーアドレスを採用しています。社員が自由に席を選び、気分に応じて働く場所を変えることで、ボーダレスなコミュニケーションによる新しいアイデアの創出や、知的生産性の向上を促進できると考えています。
以前のオフィスでは、固定席が有効に利用されておらず、フリーアドレス席も現地に足を運ばなければ空席かどうかが分からない状況でした。また、コンサルタントは出社場所が本社やお客様先であったり、チーム編成がプロジェクトごとであったりと働き方が流動的なため、固定席を割り振るのが大変でした。これらの課題を解決するために、EXOfficeの導入を決めました。
座席予約システム：流動的な働き方へ対応
弊社では座席予約システムと位置情報把握システムを活用しています。
まず、座席予約システムについてです。プロジェクトメンバーごとに10席程度まとまって席を設けることが多いのですが、マネジメント部門を通さずにアプリから簡単に席を予約できるので、とても効率的で満足度も高いです。プロジェクトが終了すれば別の場所へ移動し、数ヶ月経てば座っているメンバーも様変わりするほど流動的なコンサルタントの働き方を、アプリひとつで実現可能としています。
位置情報把握システム：フリーアドレスでもコミュニケーションがスムーズ
次に、位置情報把握システムです。お気に入り登録機能により、プロジェクトメンバーが出社しているかどうか、どこにいるかが簡単に確認できます。これにより、出社場所が不規則な社員に対しても、スムーズにコミュニケーションが取れるようになりました。また、座席の密集状況も把握できるため、会話の内容や業務に応じたエリア選択も可能です。
データ分析：将来のオフィス設計への活用
EXOfficeにより取り溜めたデータの分析結果も、オフィス運用に役立っています。このオフィスでは現在1,000名以上の社員が働いており、今後も社員の増加を想定しております。予約数や座席の稼働状況をデータで把握し、シミュレーションを行うことで、現在のオフィスが満席となる時期の把握や、新たに必要となるオフィスの座席数・レイアウトの検討に役立てています。
トライアルの実施
大規模なワークスタイルの改革になるため、まずトライアルを実施しました。サテライトオフィスにて約4ヶ月間運用し、社員に慣れてもらうとともに課題や改善点を把握したことで、新オフィスへの導入がスムーズに進みました。
専用窓口とマニュアルの整備
また、専用の窓口を設けて、対面でスマホアプリの利用方法を確認するなどの対応を行い、社員が少しでも早く慣れるよう寄り添うことを意識しました。社内のポータルサイトにもマニュアルを掲載し、いつでも確認できるようにすることで、社員のサポート体制を強化しました。
EXOfficeを導入したことで、新オフィスの有効活用を前に進めることができました。導入後、社員からは「オフィスに足を運ばなくてもリアルタイムで空席を確認できて助かる」といった声が多く寄せられています。導入を検討している時も、無駄な座席予約を防ぐ方法など、フリーアドレスのノウハウやそれに連動した機能のアドバイスをいただけました。導入後も改善要望に真摯に向き合い、アップデートを続けてくれる点も非常にありがたいです。
