企業名
株式会社サンケイビル
本社所在地
東京都千代田区大手町一丁目7番2号東京サンケイビル
主要事業
1.不動産の賃貸事業
2.不動産の取引事業
3.土木、建築工事の設計、監理及び請負
4.不動産の管理及び鑑定業
5.有料老人ホーム等の経営、企画、運営及び介護サービス事業
6.演劇、映画等各種イベントの企画、実施並びに貸会場の経営
7.飲食店の経営
8.ホテルの経営
9.総合リース業及び美術品の売買並びに美術品の仲介斡旋
10.特定目的会社、特別目的会社（財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則に定める会社）及び不動産投資信託に対する出資並びに出資持分の売買、仲介及び管理
11.前記各号に附帯または関連する一切の事業
座席運用の効率化を目的にフリーアドレス化に踏み切ったサンケイビル。管理部門がリーダーシップを発揮し、丁寧かつ地道に事前準備を行ったことで、スムーズな導入につながったそうです。そのプロセスや、導入後の変化について詳しく伺いました。
フリーアドレスの導入に至った理由は、座席の効率化を図るためです。当社ではオフィスや住宅、ホテルなどの不動産開発を手がけていますが、週の中盤になると出張や外出で不在となる社員が多い傾向がありました。その結果、固定席だと使わない時間が長く、スペースの無駄が生じると感じていました。
そこでフリーアドレスを導入することで、例えば60人の社員に対して50席で十分に運用できるような仕組みを作れないかと考えました。また、私たちはオフィス賃貸も手がけているので、自社で効率的なスペース活用を実現することで、顧客にもその価値を提案できるとも考えました。
EXOfficeを選んだ理由は、まず運用負担が少ないこと。そして、利用実態をデータで可視化できる点が決め手でした。総務としては、社員に余計な手間をかけずにスムーズに使ってもらえること、そして管理も簡単にできることが重要でした。
例えば、他社のBluetoothだけを使うシステムも検討しましたが、一定数オフにする社員も出るだろうと。設定の周知や都度声かけの対応など、現場での負担が大きくなることを懸念しました。その点、EXOfficeはタグも使えるので、設定が不要でシンプルに運用できるのが大きな魅力でした。また、利用状況がデータとして残るので、今後のオフィス運用や改善に役立てられると思いました。
設定不要、タグでの位置情報把握
位置情報取得のためにタグを使える点が非常に大きかったです。社員側でスマホの設定を確認する必要がなく、システムを意識しなくても自然に使えるので、総務としても社員がストレスなく利用できる仕組みを整えられたと感じています。また、位置情報を把握するためのユーザーインターフェイスも直感的に扱えるデザインで、使いやすさが評価されています。
通勤中でも座席予約できる
スマホで座席を予約できる機能もすごく助かっています。オフィスに早く来た人から良い席を取れてしまうと、席が事実上固定化されるのではという心配がありました。でも、これならオフィスに着く前に座席を確保できるので、探す手間や座席確保のストレスもなく、働く環境の快適さにつながっていると思います。
一度の操作でスケジュール入力と会議室予約が完了
スケジューラーと会議室予約が連携しているのも便利ですね。会議室を予約して、スケジュールを入れるのは手間なので、一度の操作で両方が完了するのは嬉しいです。二重予約や予約漏れにもつながるので、運用全体の効率も上がったと思います。
EXOfficeのデータ分析機能を活用すると、席の稼働率や実態が見える化されるので、いろんなことがわかってきます。例えば、「この曜日は出社率が高いな」とか、「この時間帯は比較的空いている」といった傾向が把握できるんです。
こうしたデータをもとに、「この曜日はスペースをこう使おう」「この時間帯はもう少し柔軟に対応できるかな」といった調整がしやすくなります。また、必要な席数の見直しや採用人数の計画にもデータが役立つかもしれません。これらの分析結果を運用に活かすことで、より効率的で快適なオフィス環境が作れる可能性を感じています。
フリーアドレスやグループアドレスの導入を成功させるには、事前のペーパーレス化が大きなポイントでした。「書類をゼロにする」という目標を掲げて、まず総務部内で試行的にスタートしました。その後、経理部門などの管理本部にて、段階的に展開していきました。伝票や捺印といった紙業務をデジタル化し、全社的にペーパーレスを進めました。
初めは「本当に書類をなくせるのか」という声もありましたが、総務がしっかりリードして、一つひとつの場面で声掛けを繰り返し、地道に社員の意識を変えていきました。結果的に、書類の保管スペースが減り、オフィス環境の効率化が進んだことが、フリーアドレス導入のスムーズな移行につながりました。
新しい仕組みを導入する際には、社員から「本当にうまくいくのか」といった疑問や不安の声が上がることがあります。当社でも、導入初期にはこうした反応が見られました。しかし、総務が社員の声をアンケートや非公式な場で丁寧に拾い上げ、それをもとに説明会や資料で共有したことで、徐々に理解と協力が得られました。
また、説明資料を丁寧に作り込み、社員との対話を重ねることで、「この仕組みが自分たちに役立つものだ」と実感してもらうことができました。導入時のハレーションを懸念するよりも、しっかり準備を整えた上で積極的に取り組むことが、成功への鍵だと思います。
最終的には、社員は新しい仕組みに見事に対応しますし、導入後も新しい状況にすぐに慣れてしまいます。導入前の諸々の心配の多くは、導入後、おそらくほとんど起きません。一方で、まだ見ぬ世界や未経験のことに対しては、誰もが不安を抱くものです。そのため、そうした不安に寄り添う姿勢が、導入の成否を左右する重要な要素になると思います。
