企業名
TOPPAN株式会社
本社所在地
東京都文京区水道1-3-3
主要事業
情報系/生活系/エレクトロニクス系事業
TOPPANは、部門を横断したコミュニケーションの活性化とワークパフォーマンス向上を目的に、次世代オフィス「expace」を開発。オフィスの利用状況やコミュニケーションの流れを可視化し、ワークパフォーマンス指数を取得・分析するためにEXOfficeを導入しました。常にデータをもとに検証・アップデートを重ね、進化し続けるオフィスづくりについて伺いました。
私たちTOPPAN㈱ 生活･産業事業本部 環境デザイン事業部では、先進的なオフィスソリューション『expace』を体感できるショールームとして、自社のオフィスリニューアルを実施しました。今、急速に変化する社会の中で、柔軟に対応し続け、価値を生み出すことが求められています。
そこで『expace』は、オフィスの力で部門を横断したコミュニケーションの活性化やワークパフォーマンスの向上を図り、知的生産性を高めることを目指しています。また、「作って終わり」ではないアップデートし続けられるオフィスであることも大切です。
そのためには、オフィスの利用状況を詳細に把握・分析し、必要に応じて柔軟に対応することが不可欠です。この目的を達成するためのツールとして、EXOfficeを導入しました。
コミュニケーションの活性化と働くモチベーションの向上
まずコミュニケーションの活性化に重点を置きました。異なる部門間での会話を促進することは、新たなビジネスヒントを得たり、プロジェクトの活性化につながります。そこで、シーンや目的に応じた多様なワークエリアを設置しました。議論やアイデアが生まれるプロジェクトルームや、リラックスして会話が生まれるカフェエリアなど、他部門間で交流が生まれる場作りを行いました。
その他に、集中エリアやライブラリなども設け、業務状況に応じて最適な空間を選べるようにしました。これにより、業務効率やスキルアップが促進され、働くモチベーションの向上にもつながります。
アップデートし続ける仕組み
多様なワークエリアを用意するだけでは不十分だと思っています。実際にどう使われるのか、より良くするにはどうすれば良いか、効果を測り、分析し、改善することが大切です。そのためにEXOfficeを活用した人流の見える化や分析、定期的な社員へのアンケートを通じて効果検証・改善をできる仕組みを用意しました。
空間分析
まずは、オフィス内の行動を見える化し、空間の利用状況を詳細に分析しています。どこに、どれくらいの人が、どの程度の時間いるのか、などを見える化し、設定意図通りに空間が有効利用されているのかを検証しています。共有スペースの利用ルールの変更やレイアウト改善に役立てています。
組織間交流の分析
また、オフィスが変わったことで働き方や、従業員同士の交流に変化があったかどうかも分析しています。個人間での交流、組織間での交流の量をデータ化できるので、計画通りにできているのかの効果検証や、組織横断プロジェクトやイベントでの風土改革に繋げています。
社員の位置をリアルタイム表示
スマートフォンを持ち歩いてもらうだけで、オフィス内のどこにいるかがリアルタイムでわかるので、人探しが簡単です。マップ上から探すことができるので、フリーアドレスでも人探しに困らず、コミュニケーションがスムーズです。
ワークパフォーマンス指数
最後に、空間ごとのワークパフォーマンス指数の導入です。今回のリニューアルでは用途に応じた多様な空間を設けています。それら空間ごとのパフォーマンスを可視化するために、分析データとアンケートを組み合わせて評価しています。交流回数や作業効率、ストレス軽減度、やる気、チーム協力などの指標で評価を行い、空間ごとの使われ方や特性を見える化しています。
どんなに社会が変わっていっても、新しい価値を生み出す中心には人がいると思います。そして、オフィス環境が人のモチベーションや生産性に大きく影響することを忘れてはいけません。コミュニケーションの促進や自社の働き方に合わせたワークエリアの提供など、オフィスが快適で刺激的な場所となる仕組みづくりが大切だと思います。また、わたしたちTOPPANのオフィスでも取り組んでいますが、オフィスは一度作ったら終わりではなく、常に改善を続けることが大切だと思います。定期的な見直しとアップデート、そのためには利用状況やアンケートなどのデータに基づいた効果検証の仕組みづくりが重要です。具体的な改善点を明確にしやすくなり、意思決定もしやすくなります。
『expace』を体感できるショールーム(要予約)もありますので、TOPPAN社員が実際に働いているオフィスを間近でご見学いただき、より具体的にオフィスづくりのイメージをつかんでください。
